Secretarieel Medewerker (Tijdelijke Opdracht) – 24-36 uur | Philadelphia Zorg

Hybride functie – grotendeels vanuit huis, af en toe op locatie
Per direct – tijdelijke opdracht van 7 maanden
Loondienst: Mbo 4 | Secretaresse | Managementassistent

Ben jij een ervaren en gestructureerde secretarieel medewerker die graag in een dynamische omgeving werkt? Krijg je energie van administratieve ondersteuning, agendabeheer en coördinatie? Dan is deze tijdelijke opdracht van 7 maanden bij Philadelphia Zorg iets voor jou!

Vanwege zwangerschapsverlof zoeken wij voor het cluster Zorg & Wonen in regio West een Secretarieel medewerker voor 24 tot 36 uur per week. In deze hybride functie werk je voornamelijk vanuit huis, maar ben je af en toe op locatie voor vergaderingen, notulen of andere ondersteunende taken.

Over Philadelphia Zorg

Philadelphia Zorg ondersteunt dagelijks meer dan 10.500 cliënten met een verstandelijke beperking (VB). Onze medewerkers helpen hen bij wonen, werken, logeren en deelnemen aan de samenleving. Met ruim 8.500 collega’s werken we aan persoonlijke groei en zelfstandigheid van onze cliënten. In regio West hebben we ongeveer 51 Zorg & Wonen locaties dat zijn er natuurlijk best veel maar je hoeft niet voor elke locatie ondersteuning te bieden. In het gesprek zullen we meer details hierover geven. We hebben ook 2 management assistentes in de Regio waarmee je samenwerkt.

Wat ga je doen als Secretarieel Medewerker?

In deze functie ben jij de administratieve en organisatorische spil binnen het cluster Zorg & Wonen. Je ondersteunt de leidinggevenden met een breed scala aan taken, van agendabeheer tot administratieve verwerking en vergaderondersteuning. Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

Administratieve en secretariële ondersteuning:

• Beheren en bewaken van agenda’s voor leidinggevenden; je plant afspraken en signaleert actiepunten;
• Registreren, controleren en verwerken van administratieve gegevens in diverse systemen;
• Opstellen en bijhouden van correspondentie en dossiers op basis van verzamelde gegevens;
• Verwerken en beheren van inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoongesprekken;
• Verstrekken van informatie aan collega’s, cliënten en externe partijen binnen vastgestelde richtlijnen;
• Coördineren van representatieve ondersteuning, zoals het bestellen van bloemen en presentjes.

Vergaderingen en bijeenkomsten:

• Plannen en organiseren van vergaderingen en besprekingen voor het management;
• Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor een duidelijke samenvatting en actiepunten;
• Bijhouden en bewaken van de opvolging van vergaderbesluiten;
• Ondersteunen bij de organisatie van cursussen en trainingen, inclusief het regelen van locaties, lunches en audiovisuele middelen.

Procesbewaking en signalering:

• Bewaken van deadlines en gemaakte afspraken en betrokkenen tijdig attenderen op acties;
• Signaleren van verbeterpunten in administratieve processen en proactief voorstellen doen voor optimalisatie;
• Zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is voor leidinggevenden.

Je werkt grotendeels vanuit huis, maar incidenteel ben je op een locatie in de regio voor het notuleren van vergaderingen of andere werkzaamheden.

Wat breng jij mee?

• MBO 4-diploma (bijv. Secretaresse, Managementassistent of vergelijkbaar);
• Ervaring als secretarieel medewerker, managementassistent of administratief ondersteuner;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk & mondeling);
• Goede digitale vaardigheden – ervaring met Office 365 en administratieve systemen;
• Sterk in organiseren, plannen en prioriteren in een dynamische werkomgeving;
• Oplossingsgericht en proactief – je denkt mee over efficiëntere werkprocessen;
• Flexibel inzetbaar en bereid om incidenteel in de avond te werken.

Wat bieden wij jou?

• Een brutosalaris volgens de CAO Gehandicaptenzorg in FWG schaal 35 van minimaal € 2.178,- en maximaal € 3.427,- bij een fulltime dienstverband van 36 uur, gebaseerd op je ervaring en opleiding;
• Een zakelijke laptop, telefoon en wanneer nodig een bureaustoel, 2e scherm etc. voor de duur van je opdracht + thuiswerkvergoeding;
• Zelfstandige en afwisselende functie in een zorgorganisatie met maatschappelijke impact.
• Hybride werken.

Solliciteren? Reageer uiterlijk zondag 23 maart 2025!

Ben jij de secretariële duizendpoot die wij zoeken? Stuur je motivatiebrief en cv via onze website. Vragen? bel of Whatsapp met Nicole van den Berg, manager Zorg & Begeleiding, 06-30090602 of Antoinette Scholte, manager Zorg en Begeleiding. 06-21892137.

Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Het recruitmentteam van Philadelphia werkt zonder tussenkomst van werving- en selectiebureaus.